Účet 501 a náklady na spotřebu materiálu: vše, co potřebujete vědět
V každé firmě, kde se něco vyrábí, opravuje, balí nebo třeba jen běžně provozuje kancelář, se den za dnem spotřebovává hromada materiálu. Od obyčejného papíru, tonerů či tužek až po chemikálie v laboratoři nebo dřevo v truhlářství. Možná vás to překvapí, ale právě účet 501 je z hlediska účetnictví ten hlavní „uklízeč“ veškerých těchto běžných nákladů na materiál. Jak to vlastně celé funguje a kde si dát pozor na chyby, které mohou u běžné spotřeby vzniknout každému, kdo dává účty do kupy – ať už jste účetní, majitel firmy nebo jen zvědavec?
Co přesně účet 501 znamená a proč je tak důležitý?
Na účet 501 – oficiálně „Spotřeba materiálu“ – se zapisuje všechno, co se ve firmě nebo podnikání „dá spotřebovat“ a co není dlouhodobý majetek. Tohle konto patří do nákladových účtů a najdete ho téměř v každé účetní osnově, ať už u malé firmy nebo ve velké firmě s tisícovkami položek. Bez něj by se účetnictví rychle změnilo ve změť nejasných položek a nikdo by nevěděl, kolik peněz spolkl každodenní provoz.
Typické položky na účtu 501 jsou třeba papíry do tiskárny, firemní tužky, tonery, šrouby, hřebíky, čistící prostředky, nářadí s cenou do určitého limitu, pohonný benzin nebo třeba sůl na zimu. Dokonce i papírové kelímky v kuchyňce. Hlavní je jedna věc: materiál se musí skutečně spotřebovat nebo použít – není určen k dalšímu prodeji ani k mnohaletému používání.
Zajímavost? Už v roce 2017 byla průměrná roční spotřeba kancelářských potřeb na účet 501 v jedné střední české firmě kolem 180 000 Kč a podle statistik Hospodářské komory mají firmy v České republice výdaje na spotřebovaný materiál často až 8 % ze všech běžných nákladů. Takže i obyčejný papír může pěkně „zamíchat“ firemním rozpočtem.
Co (ne)patří na účet 501: chyby, na které byste si měli dát pozor
Pravidlo je jasné: Na účet 501 patří spotřebovaný běžný materiál, ne dlouhodobý majetek nebo zásoby na prodej. Proto sem nikdy neúčtujte třeba nový notebook, dílenský stroj, drahé nářadí nebo auta – ty mají svoje speciální účty. Taky tu ale nemá co dělat zboží na prodej – to šoupněte na účet 504 nebo 132 podle toho, jak účtujete zásoby.
Častý omyl? U firem na „paušálu“ bez vedení podrobné skladové evidence některé výdaje na materiál padají na účet 501 rovnou – hned při nákupu. Pokud máte sklad vedený v účetnictví, nejde to tak jednoduše: nejdřív vše naběhne na skladové účty a až „spotřeba“ (výdejka materiálu) jde do nákladů přes účet 501.
Příklad z praxe: Koupili jste balík papíru, poskládali ho do šuplíku, účtujete rovnou na 501, pokud nemáte sklad. Máte-li sklad, papír nejprve dáte na 112 (materiál na skladě) a na 501 účtujete až ve chvíli, kdy ho skutečně vezmete a spotřebujete v tiskárně.
| Položka | Účet | Kdy účtovat na 501 |
|---|---|---|
| Papír do tiskárny | 501 nebo 112/501 | Po spotřebě nebo výdeji ze skladu |
| Nová židle | 022 (hmotný majetek) | Ne na účet 501! |
| Sůl na cesty | 501 | Ihned po nákupu (nebo výdeji ze skladu) |
| Zboží na prodej | 504/132 | Nikdy na účet 501 |
| Pohonné hmoty (do auta firmy) | 501 | Po nákupu |
Tip do života: Spousta menších firem vede účty se skladovými zásobami jen velmi zjednodušeně. Pokud vůbec. Někdy se pak stane, že „zapomenou“ na náklady, které už dávno mají být ve výsledovce. Jednoduchá kontrola? Projděte si doklady a ptejte se: fakt jsem tento materiál ještě neprodal ani jej nemám pořád v šuplíku? Pokud ne, na 501 s ním!
Jak správně účtovat na účet 501: účtování krok za krokem
Pojďme si projít účtování spotřeby materiálu na účet 501 ve dvou nejběžnějších variantách – podle toho, jestli vedete sklad, nebo účtujete jen „přímou spotřebu“ materiálu.
A: Bez skladu (přímé účtování): Nákup materiálu jdete rovnou na účet spotřeby. Například koupíte papír do kanceláře – zaúčtujete ihned na 501. Tohle je fajn pro menší firmy, kde nikdo nemá čas dělat skladové výdejky. Zaplatíte papír: 501 / 321 (nebo 211, placeno-li hotově).
B: S vedením skladu (skladová evidence): Materiál nejdřív účtujete na sklad (účet 112 – Materiál na skladě), až jeho výdej a spotřebu dáte na 501. Tedy:
- Nákup papíru: 112 / 321
- Výdej papíru do spotřeby: 501 / 112
Samozřejmě, u větší firmy, kde běhá materiál na všechny strany, tohle drží pořádek a účetnictví přehledné.
Významná účetní aktualita posledních let? Od roku 2021 platí novelizovaná pravidla pro účtování zásob při přechodu na účetní jednotku – v praxi hlavně pro „nováčky“ v podvojném účetnictví. Dobré je si to zkontrolovat ve své účetní knížce nebo u svého daňového poradce. Zároveň nezapomínejte, že i pokud účtujete přímo na 501, musíte materiál skutečně spotřebovat – ne že vám pak najednou začnou „mizet“ šanony, které jste prý spotřebovali, ale ve skutečnosti jste je použili jinde.
Jak na správné daňové uplatnění nákladů na účet 501
Účet 501 má přímý dopad na základ daně z příjmů. To je důvod, proč si na správné účtování většina firem v Česku docela dává pozor – krátká chyba tu může znamenat pár tisíc navíc na daních, nebo naopak tučnou pokutu od finančáku.
Nejčastěji se chyba udělá, že někdo účtuje na účet 501 věci, které mají mít třeba účet 513 – to jsou tzv. „prodané služby“ (například úklidovka nebo servisní zásahy), nebo ještě typičtěji nějaký nenápadný drobný majetek, který má kvůli vyšší pořizovací ceně jít do odpisů, nikoliv na jednorázové náklady.
Mimochodem: Podle zákona je hranice pro „drobné předměty“ aktuálně 80 000 Kč bez DPH. Do této částky můžete některé věci spotřebovat rovnou, ale nezapomeňte, že účetní politika firmy může stanovit hranici i nižší – třeba 5 000 Kč. Vždy záleží na interních pravidlech.
Tabulka ukazuje typické chyby v účtování na účet 501 proti realitě podle zákona:
| Položka | Správný účet | Poznámka |
|---|---|---|
| Kancelářská technika (notebook) | 022 | Jedná se o hmotný majetek, ne spotřebu |
| Prodejní zboží | 504/132 | Patří mezi zásoby, není to spotřeba |
| Pohonné hmoty | 501 | Při spotřebě ve vlastních vozidlech |
| Drobné nářadí | 501 | Pokud cena nepřesahuje limit |
Chcete-li, aby vaše účty prošly bez povšimnutí u daňového kontrolora: zapisujte vždy ke konkrétní příloze (faktuře) jasný popis materiálu, přidejte číslo výdejky, kde to jde, a hlavně držte v šanonech přehledné doklady v časové řadě. To platí dvojnásob u menších firem, kde ztracený lístek od papíru může znamenat spoustu starostí později.
Tipy, jak účet 501 zjednodušit a ušetřit si práci (i peníze)
Stačí si několika jednoduchých pravidel a účet 501 vám už hlavu nezamotá. Za prvé: Implementujte pravidlo „dvojitého schvalování spotřeby“. Jinými slovy, každý, kdo objednává materiál, by ho měl i spotřebovat, nebo alespoň potvrdit, že byl předán dalšímu uživateli. Znáte to – ve skladu mizí „velmi důležité papíry“, ale ve firmě je nikdo neviděl roky.
Za druhé: Zaveďte průběžnou inventarizaci materiálu. Sice vás možná nebude bavit každý měsíc projít celý šuplík, ale čtvrtletní kontrola ušetří práci i stres z případné kontroly. Není nic horšího než hledat papíry uprostřed auditu, když už měli dávno ležet na účtě 501.
Tip číslo tři: Moderní účetní software často umožňuje připravit i mobilní „výdejky“ – tedy zápisy o výdeji materiálu přes mobil nebo tablet, což šetří čas a eliminuje chyby z přepisování z papíru. Navíc v případě sporu ukážete přímo fotku materiálu spolu s datem a jménem osoby, která materiál spotřebovala.
Menší firmy by měly pravidelně proškolovat účetní i zaměstnance, kteří materiál objednávají nebo spotřebovávají. U velkých firem je na místě jasný interní předpis, popisující, kdo, co a kdy zapisuje na účet 501 a kdo zodpovídá za „inventuru“. Ať už to zní nudně, právě tady vznikají největší ztráty a chyby, které stojí peníze.
A jedna poslední rada: Pokud přijdete na něco, co se zdá zvláštní, napište si poznámku hned na výdejku. Ať se nemusíte nikdy po roce ptát, proč je v účetnictví 501 „27 balení gumových medvídků“ nebo proč jsou všechny tužky nakoupené jen v lednu. Dobrý popis a špetka selského rozumu šetří čas, peníze i dobré spaní!